自由职业者发票:你需要知道的一切得到报酬

Eric Brantner | 5个评论
自由职业者结账

告诉我这听起来是不是很熟悉,你拼了老命为你的客户创造完美的内容,寄给他们一张发票,然后你再等,再等,再等。

自由职业者发票是一个非常重要的话题,讨论得还不够。事实上,开发票的过程是一门科学——创建完美的发票,在正确的时间(和正确的人!)发送,在正确的时间跟进,并使您和您的客户尽可能轻松地完成整个开票过程。

在下面的指南中,你将得到所有你需要的信息,开始发送自由职业者发票,让你得到及时和最小的麻烦。我将向你展示如何为自由职业工作编写发票,要避免的关键错误,以及自由职业者创建职业账单的最佳发票应用程序,这样你就可以得到你的钱。

单击下面目录中的任何部分直接跳到该主题,或者只需继续滚动阅读完整指南。

披露:下面的一些链接是附属链接,这意味着在不给您额外费用的情况下,如果您点击并购买,我们可能会赚取佣金。

什么包括在你的自由职业者发票

完美的自由职业者发票包括哪些内容?你需要确保每个发票都有以下信息:

  • 你的名字和联系方式-包括你的名字(或者你的公司名称,如果你在其中运作),地址,电话号码和电子邮件地址。你还应该包括你的企业标志,如果你有一个让你的自由职业者发票更专业的外观。
  • 你的客户的名字-你还需要包括你的客户的名字/公司名称和地址。如果您知道有一个特定的人处理他们的发票处理,您可能还想包括他们的名字。
  • 一个发票号,发票号码可以让你和客户很容易地追踪到特定的交易。如果你使用一个好的发票应用程序,它会自动为你创建发票号码。
  • 发行日期到期日期,每个自由职业者的发票上都需要记录两个重要的日期——发送发票的日期和支付账单的日期。发行日期和到期日期之间的天数通常应该在你和客户的合同中列出。
  • 明确行项目说明-清晰的沟通对自由职业者的开发票过程至关重要。确保你把你提供的服务分类,用清晰、简洁、易于理解的工作描述分别列出每一项,包括每一行项目的价格。
  • 总金额,显然,这是最重要的部分。你的客户需要知道他们欠了多少!确保发票总额清楚显示,不要忘记注明客户是否已支付押金,并相应调整总额。
  • 付款方式,我坚信,客户越容易付款,他们就越有可能毫无问题地付款。确保你的自由职业者发票包括客户可以选择的不同方式支付你,以及他们需要发送付款的任何细节(例如,你的PayPal电子邮件地址与你的账户绑定,如果你想银行转账,银行信息,等等)。
  • 小字-在你的发票底部,包括任何其他重要的信息,如延迟付款的费用(或甚至是早期付款的折扣)和其他澄清点。

避免自由职业者发票错误

根据FreshBooks的数据科学家,40%的个体经营者至少有一张过期发票,平均超过2500美元!虽然在你的职业生涯中总会遇到一些薪水低、不起眼的客户,但事实是,许多自由职业者由于犯了严重错误而将自己置于不利地位。避免以下情况,以便写作赚钱更容易:

  • 错误#1:开始时没有明确的合同——在你进入发票阶段之前,在你为客户做任何一点工作之前,你应该在合同或协议中敲定所有的安排细节。没有工作就不要工作自由撰稿合同! 一份好的合同将大大有助于避免发票纠纷。
  • 错误2:让客户很难付钱给你设置多个支付选项,这样你的客户就不会为了得到你的钱而跳来跳去。
  • 错误#3:使用不清晰的项目描述永远不要假设客户知道你正在完成的各种工作的所有小细节。你的服务描述需要非常清晰和准确,这样他们才能确切地知道他们为什么付费。
  • 错误4:发错人如果你的自由职业者发票给了错误的人,它可能永远不会被看到,并且会陷入困境。在发送发票之前,请确保询问您到底应该将发票发送给谁,并确认您拥有此人的正确电子邮件地址和联系信息。
  • 错误5:在错误的时间发送别忘了,要等上几个月才能把发票寄给客户。及时完成工作的发票。这里有一个专业提示-尽量避免在月底发送发票,因为它们有时会在混乱中丢失。
  • 错误#6:没有跟进逾期付款提醒如果您的客户错过了到期日,您需要及时发送提醒,直到账单付清。我喜欢的一个特性是新书,我选择的发票应用程序,是你可以设置自动延迟付款提醒(最多3个),并选择他们的增量出去。
  • 错误7:给人一种不专业的印象作为作家,我们有时会忽视设计的重要性。如果你想被当作一个真正的企业主对待,你需要树立一个良好的、专业的形象。这也适用于你的发票。给你的发票打上商标,选择你喜欢的配色方案,选择一个圆滑的模板。这将帮助你作为一个服务提供者被更认真地对待。
  • 错误8:不使用自由职业者的发票应用程序您是在Word或Excel中手动创建发票吗?拜托,你比那强多了。这样做不仅不专业,而且效率非常低,让跟踪你的整体财务状况变成了一场噩梦。有那么多伟大的自由职业者开发应用程序和工具,可以让你的生活更轻松……

最佳自由职业者发票应用程序

现在有很多为自由职业者开发发票的应用程序,我不会一一列举。我将分享一些我最喜欢的和我知道我的其他自由职业者朋友喜欢使用的。

freshbooks

最佳整体:FreshBooks(30天免费试用)

优点:实时发票跟踪;易于使用;云支持所有设备访问;自动付款提醒;价格合理

欺骗:费用进口有时会出错;报告是简单的,但不是超级强大的

几年前,FreshBooks一直是我的自由职业者开发票工具。开发票总是一件轻而易举的事,对于自由职业者来说,有很多很酷的功能可以让开发票过程变得更容易,比如重复发票、自动延迟付款提醒、模板定制等等。

有30天的免费试用期,之后,最多5个客户的定价通常为15美元/月,最多50个客户的定价通常为25美元/月。你可以通过提前支付年度计划来获得折扣。同样值得注意的是,在撰写本文时,每月和年度计划在新的一年里都可以额外享受60%的折扣!两个计划都有无限的发票;费用跟踪;能够发送项目估算;接受信用卡、银行转账等付款方式。;大量的自动化可以节省您的时间。

你可以尝试免费30天的FreshBooks看看是否适合你的自由职业。

波动发票

最佳免费发票软件:Wave发票

优点:免费使用,定制发票

欺骗:学习曲线访问所有功能;客户服务有限;没有时间跟踪

我们都喜欢自由,对吧?Wave Invoicing是完全免费的,这意味着你不需要支付创建和发送发票的费用。

对于低,低的免费价格,这是一个非常好的自由职业者发票解决方案。它有能力创建自定义发票,重复计费,等等。

当然,免费发票程序总是有限制的。我看到的对Wave最常见的抱怨之一是它的客户支持非常有限——只有电子邮件,没有电话或实时聊天,这使得解决问题非常耗时。它也缺乏一些有用的功能,比如时间跟踪。

也就是说,它是免费的,可能值得一看。了解更多在这里

quickbooks自我雇佣

最适合使用TurboTax的自由职业者:QuickBooks个体

优点:相当实惠的w/多个折扣可在一年的不同时间;为自由职业者而设计;易于使用的界面;易于集成w/ TurboTax

欺骗:缺少一些功能,比如时间跟踪;缺乏全设备接入;没有像FreshBooks那样集成那么多第三方平台

QuickBooks个体与其他会计软件程序有许多相同的功能,真正与众不同的是它如何直接与TurboTax集成,TurboTax是另一种Intuit产品个体户税,你会认真考虑QuickBooks Self-Employed,因为它可以帮你节省大量的时间来设置所有的数据。

不过,它也有一些缺点,包括缺乏对所有设备的访问和同步功能,没有时间跟踪功能,而且它与除TurboTax之外的其他第三方平台的兼容性也不好。

你可以看到FreshBooks和QuickBooks的比较在这里

当自由职业者客户不付钱时该怎么办

你遇到过这种情况吗?你拼命赶在客户的最后期限前完成工作。获得编辑对你工作的认可。几周后,你还拿着未付的自由职业者发票。

你的委托人闻起来像个赖账的。

顺便告诉你一下,伟大的客户不会把作者拖在一边,让你拿着一张未付的发票待着。为什么?因为他们知道他们需要你的帮助,他们看重你的写作技巧。

有些地方付款慢是因为他们的组织内部混乱。也许是管理。也许是会计或人力资源部拿着支票。有时这是厄运即将来临的征兆。

当你有一份无偿的自由职业者发票时,你可能会认为你能做的不多。但事实并非如此。

事实上,我有过一些自由职业者客户,他们拖延付款,让我拿着未付的发票等上几周或几个月。

多年来,我开发了一个系统,用来提醒那些不可靠的客户拖欠发票。和它的工作原理。

以下是我总结这些杂乱支票的5个最佳建议:

1.友好的电子邮件提醒

我喜欢假设我的未付发票是一个简单的疏忽或错误。在付款到期的第二天,我发了一封友好的电子邮件:

“嗨,我只是来看看,因为我这个项目的最后一笔付款昨天就到期了。我知道几周前你拿到了我的终稿,一切都准备好了吗?如果你需要我做什么,请让我知道,并让我知道什么时候我可以期待付款。如果你需要另一份发票,请告诉我。”

有时候,这就是一切。未付的发票放错了地方,或者会计生病了几天,你的轻推会把支票或付款送到你的身边。

请记住,关于未付发票的自动跟进电子邮件也是您可以在中设置的FreshBooks(30天免费试用)

2.打这个电话

没有回复这封关于未付发票的友好电子邮件?是时候让他们通过电话直播了。

如果你能接通他们的电话,很多人就不会躲躲闪闪了。他们可能会给你一个悲伤的故事,告诉你为什么迟到了(设置相位器“忽略”),但希望他们会告诉你什么时候可以收到支票或付款。

如果你不敢面对客户关于未付的自由职业者发票……

考虑雇佣一个讨债机构来帮助你,或者找一个朋友来帮你。发票等工具新书可以帮助,太(是的,我使用这个并自豪地附属出售它)。

3.上进

在一次实时聊天后,如果未付的自由职业者发票未能在他们承诺的新(晚)日期前得到处理,我通常会认为我找错了人。是时候试试别人了。

  • 如果你在和编辑交谈,你可以试试主编或总编。
  • 最好还是去会计部门问问。通常情况下,bean计数器会告诉你,一个没有遵守他们的书面协议的编辑要为未支付的发票负责。或者他们会透露,这个月的周期,发票来的太晚了,所以会在30天内付清。
  • 如果你和营销经理一起工作在一家公司,试试首席财务官(CFO)或他们的右手。

现在,你至少知道了问题所在,如果是他们的错误,他们需要提供书面材料,你可以和编辑联系。

注意:编辑有时会避开这些电话,因为他们感到沮丧和无助——他们不签支票,而且经常对他们的作者被欺骗深感不快。如果是他们的疏忽,希望他们能帮上忙。

4.收取滞纳金

在第1-3步没有任何令人满意的答复时,我有时会重新提交我的账单,并为第一个月申请每月2%的滞纳金(复利)。

  • 如果你们不是数学白痴,这意味着下个月,我将拿这个新的更大的金额,并在这个金额的基础上向他们收取2%的额外费用,而不是原来的更低的费用。等等。

通常,滞纳金账单会唤醒客户,他们会寄一张支票。

他们可能只发送常规的金额,而不是滞纳金,但他们决定是时候支付了。滞纳费让他们看到,你不仅不会离开,而且你还会期待从他们那里得到更多的钱,他们拖得越久。

一旦明确了他们不可能永远坐在账单上而不承担后果,你就会惊讶地发现,经常有赖账的人突然找到他们需要付给你的钱。

5.社会羞辱

我知道——我羞于提及这一点。我承认,这有点刻薄。但它通常很管用。

在社交媒体上公开“出游”一个死气沉沉的客户真的可以让他们省钱。每家公司都对社交媒体声誉受损心存疑虑。因此,你通常会从以下推文中得到关于未付自由职业者发票的快速回复:

@magazine -还在找我3周前到期的1000美元文章费。什么时候能给我?”

“@company-三周前交了我的定稿。现在已逾期付款。请告知我何时能看到我的支票?”

或者,可能是最糟糕的:

“@writers-还有人在为@X公司写作吗?拿不到薪水吗?想连接…

社交羞耻感的3个技巧

  1. 保持专业。
  2. 不要粗鲁,也不要骂人。
  3. 坚持事实。

一旦他们看到,他们不负责任的言论可能会传播开来对他们自己的客户,他们可能会给你隔夜支票或发送您和电子付款

他们欠你钱,而且已经过期了。如果你开始批评他们,你可能会失去获得报酬的机会,而不是帮助他们。

停止工作

保护自己不受赖账客户伤害的另一件事是,停止做任何正在进行的任务。

付款慢的人会被排在优先级列表的最后

你可以选择让他们知道这次停工已经发生,也可以决定保密。但你应该立即转向其他客户工作,或者做市场营销来寻找更多的客户。

毕竟,这笔付款可能永远也到不了

不要陷得更深,也不要在可能会给你找麻烦的客户身上花更多的钱。我听过太多作家的悲惨故事,他们从破产的客户那里拿到了1万美元甚至更多。

你对你的自由职业者发票流程满意吗?请在下方留言分享你的想法。

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5条评论自由职业者发票:你需要知道的一切得到报酬

  1. 克里在

    对刚开始做自由职业者的人来说很有帮助。如何开发票?这是最重要的事情之一,我们不会想太多。谢谢你,。

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  2. 迈克尔·恩坎萨

    非常感谢你的这篇文章。这是所有自由职业者的必读书籍。

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  3. 琳达H

    当我全职工作的时候,我用过新鲜书,我真的很喜欢它。它的多个功能帮助我在付款、后续延迟付款方面保持目标,时间功能允许我显示每小时计费的项目所花费的时间。我的一些客户使用了它,所以通过Freshbooks发送发票意味着我在当天晚些时候就可以直接存入我的账户。
    强烈推荐它,尽管我知道其他作者使用其他工具。

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